С 2022 года прекращают действие ранее принятые правила по составлению и движению первички. Им на смену приходит Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Сотрудникам бухгалтерских и финансовых отделов теперь нужно оформлять и хранить бланки и регистры по-новому.
Федеральный стандарт 27/2021: какие требования обязательны при составлении и хранении документов бухучета.
Все операции, совершаемые компанией в процессе финансово-хозяйственной деятельности, подтверждаются первичными документами, такими как договор, счет-фактура, УПД, кассовый чек, платежная ведомость. Бухгалтерские документы составляют на государственном языке РФ. К документации, оформленной на ином языке, необходимо приложить построчный перевод.
В первичке следует указать обязательные реквизиты:
- название;
- дату;
- информацию об организации;
- описание хозяйственной операции;
- единицу измерения;
- должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, ответственного за операцию.
Датой первичной документации считают дату ее подписания ответственным должностным лицом. Финансовые показатели необходимо указывать в рублях. Допустимо прописывать в бухгалтерских регистрах наряду с рублями сумму операции, выраженную в иностранной валюте.
Юридические лица вправе указать в бухгалтерских бланках дополнительные реквизиты. В одном документе можно отразить несколько фактов финансово-хозяйственной деятельности компании. Предприятие обязано хранить первичку на бумаге или в электронном формате. Документация подлежит хранению в том виде, в котором она была составлена. То есть, бумажные документы следует хранить на бумаге, а электронные – в цифровом формате.
Для хранения электронной документации предприятие должно использовать архивные базы данных, расположенные на территории РФ, за исключением случаев, когда компания ведет деятельность за границей. Для большинства бухгалтерских бланков срок хранения составляет 5 лет. Но для некоторых предусмотрен больший срок. Например, лицевые счета с информацией о начисленной зарплате работникам следует хранить 75 лет.
Внесение исправлений
В первичку, за исключением документов по банковским и кассовым операциям, можно вносить исправления. Для корректировки информации в бумажном первичном документе нужно:
- зачеркнуть одной чертой ошибочные данные;
- сверху указать правильное значение;
- поставить надпись «Исправлено», дату и подпись ответственного сотрудника.
Для корректировки регистров бухучета делают сторнировочную или дополняющую запись. Недопустимы замазывание или стирание сведений на бумажной документации. Корректировку электронной первички проводят путем оформления и переподписания новой документации. Обязательно ставят пометку, что документ заменяет ошибочный бланк.
Кто и когда должен применять новый стандарт?
ФСБУ 27/21 вступает в силу с 2022 года. Но предприятия могли принять решение о его досрочном внедрении в документооборот фирмы. Для этого бухгалтеру необходимо было внести изменения в учетную политику организации.
Новые правила документооборота не распространяют свое действие на бюджетные учреждения. Он обязателен только для применения в коммерческих компаниях и в учете индивидуальных предпринимателей. Ответственность за организацию документооборота возложена на руководителя предприятия. Он должен обеспечить своевременное поступление первички в бухгалтерию, а также предотвратить несанкционированный доступ посторонних лиц к учетным регистрам.
Какой электронной подписью заверяется первичка?
Первичка в электронном формате должна быть подписана ЭП (электронной подписью). ЭП – это аналог собственноручной подписи, которую ставит сотрудник в момент совершения хозяйственной операции.
При организации электронного документооборота контрагенты должны самостоятельно определить, каким видом ЭП они будут пользоваться. Исключение составляют случаи, когда подписание конкретным видом электронной подписи определено требованиями действующего законодательства.
Предприятие может использовать простую, квалифицированную или неквалифицированную ЭП. Вид применяемой подписи закрепляется в соглашении о документообороте, заключенном между юридическими лицами.
Заключение
ФСБУ 27/2021 изменяет правила ведения первичной документации и регистров только для бухгалтерского учета (п. 2 ФСБУ 27/2021). Но хозяйственные операции, оформленные в соответствии с принятым стандартом, предприятие может учитывать в составе расходов при расчете налога на прибыль или УСН (п. 1 ст. 252 НК РФ). Бухгалтерам стоит серьезно отнестись к нововведениям. Неверное оформление документации может повлечь за собой доначисление налогов. Помимо этого, организацию могут оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухучета (ст. 120 НК РФ). Максимальный размер штрафа – 40 тысяч рублей.
