При оформлении трудовых отношений с сотрудниками работодатель обязан заключить трудовой договор, в том числе с теми, кто работает удалённо. Для ускорения и упрощения такого процесса заключить договор теперь можно дистанционно.
Трудовой договор с работником на удалёнке, особенности.
Трудовой договор с дистанционным сотрудником предполагает выполнение им своих трудовых обязанностей за пределами местонахождения работодателя. Это одно из отличительных особенностей, к другим специфичным пунктам относят:
– условие о дистанционном характере работы;
– о месте работы сотрудника, которое определяется его местом нахождения, здесь допускается ограничиваться указанием населенного пункта;
– об установлении режима рабочего времени и времени отдыха – данный пункт не является обязательным, но определив индивидуальный график, работодателю удобно вести учёт рабочего времени такого сотрудника;
– об организации труда работодателем по обеспечению оборудованием, средствами защиты информации, программами, техническим обеспечением и т.д.;
– о компенсации за использование работником своего или арендуемого оборудования;
– об отчёте дистанционного работника по проделанной работе;
– о способе взаимодействия работодателя и работника – этот пункт допустимо предусмотреть для использования определенной формы обмена электронной документацией, к примеру, принимать отчётность дистанционного работника в форме подписанных отсканированных документов.
Способы заключения
Существуют 2 варианта заключить трудовой договор с дистанционным работником:
1. При возможности трудоустраиваемого явиться к работодателю договор оформляется традиционным способом путем личного подписания двух сторон;
2. В случае, если человек не может лично прибыть в местонахождение работодателя, предусмотрен обмен электронными документами.
Порядок дистанционного заключения трудового договора
1. Потребуется обзавестись работодателю усиленной квалифицированной электронной подписью (УЦЭ), а работнику усиленной квалифицированной, либо неквалифицированной электронной подписью;
2. Дистанционно, посредством сети Интернет подписать вышеуказанными подписями трудовой договор. Если дистанционный работник напишет заявление с просьбой предоставить договор в бумажном виде, тогда лишь работодатель будет обязан направить его не позднее 3-х рабочих дней.
3. Работник должен предоставить все документы, которые предъявляются при трудоустройстве (паспорт, ИНН, документы об образовании, воинском учёте и т.д.). Это возможно сделать в электронном виде. Но если работодателю потребуется бумажный носитель, то сотрудник обязан выслать копии указанных документов, заверенные нотариусом.
Оговорка: Работник, который впервые заключает трудовой договор дистанционно, самостоятельно должен получить СНИЛС.
4. Работодатель должен провести ознакомление работника с приказом о приеме на работу и локальными нормативными актами, что также можно делать путем обмена электронными документами.
5. Работодатель вносит сведения в трудовую книжку:
— дистанционному сотруднику, имеющему бумажный носитель, необходимо направить трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением для внесения записи;
— работнику, имеющему электронную трудовую книжку, и трудоустраивающемуся впервые, сведения вносятся электронно.
Электронный документооборот (ЭДО)
Дистанционную работу легче организовать при применении ЭДО.
На сегодняшний день переход на ЭДО в сфере трудовых отношений не является обязательным, работодатель самостоятельно принимает такое решение.
ЭДО предполагает, что все рабочие документы создаются, подписываются, используются и хранятся только в электронном виде, без использования бумажных носителей.
Важно! Согласно законодательству, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Например, акты о несчастных случаях и происшествиях или сведения о прохождении работниками инструктажа по охране труда и соблюдению техники безопасности.
Для применения ЭДО работодатель должен определиться, какую информационную систему он будет для этого использовать:
1 вариант. Специально созданная интернет-платформа: «Работа в России». И работодатели, и соискатели, и действующие работники могут использовать ее бесплатно, в том числе и авторизовавшись через сервис «Госуслуги»;
2 вариант. Работодатель может создать для этих целей собственный сервис, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести он сам.
Ответственность за нарушение трудового законодательства
Наложением административных штрафов для работодателей могут обернуться:
- неприменение или неправильное использование электронных подписей;
- невнесение существенных пунктов в трудовой договор с дистанционным работником;
- отступление от законодательно закрепленного порядка при дистанционном приёме сотрудников;
- ошибки при внедрении и применении ЭДО.
Избежать штрафных санкций, возможно, обратившись за юридическим сопровождением в Диалог Эксперт.
