Переход на полностью электронный документооборот в финансово-хозяйственной деятельности организации даст значительную экономию трудозатрат и материальных ресурсов. Использование электронного документооборота значительно сокращает затраты при ведении бухгалтерского учета. Система электронного документооборота постоянно совершенствуется.
Ведение учета без бумаг
Минфин России завершил работу над масштабными поправками в перечне унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета и Методических указаний по их применению, утвержденных Приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Необходимость таких изменений обусловлена проводимой централизацией бюджетного учета и переходом к электронному документообороту.
Сейчас документ находится на регистрации в Минюсте России. После регистрации отдельные положения Приказа № 103 могут быть скорректированы, однако, это не мешает нам ознакомиться с основными изменениями, утвержденными Минфином России.
Переход на электронный документооборот (ЭДО) требует определенной подготовки. Минфин разрешил госучреждениям использовать в работе новые первичные документы и регистры с момента вступления в силу Приказа № 103 (после регистрации в Минюсте), если для этого есть организационно-технические возможности. Установлен крайний срок начала использования в работе электронных форм бухучета – не позднее 01.01.2021 года. Это означает, что всем учреждениям, не пользующимся услугами централизованных бухгалтерий, нужно будет до конца 2020 года выполнить необходимые мероприятия для введения электронного документооборота.
Самое заметное изменение в приложении №1 к 52н – добавление в третий раздел новых электронных форм, предназначенных для оформления служебных командировок и выплаты компенсации стоимости проезда:
ф.0504512 – решение о командировании на территории РФ;
ф.0504513 – изменение решения о командировании на территории РФ;
ф.0504515 – решение о командировании на территорию иностранного государства;
ф.0504516 – изменение решения о командировании на территорию иностранного государства;
ф.0504517 – решение о компенсации затрат на проезд работникам учреждений, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
ф.0504518 – заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг;
ф.0504520 – отчет о расходах подотчетного лица.
Для направления сотрудника в служебную командировку теперь достаточно оформить в электронном виде формы 0504512 и 0504515 взамен заявления на выдачу денег в подотчет, обоснования-расчета, приказа руководителя, согласованного с заинтересованными службами. Формы 0504513 и 0504516 необходимы для оформления изменения соответствующего решения о командировании. Аналогично в системе ЭДО будут оформляться закупки через подотчетное лицо товаров, работ, услуг (ф.0504518) и выплата сотрудникам, работающим на Крайнем Севере и в приравненных местностях, и их семьям компенсации расходов, связанных с проездом к месту проведения отпуска и обратно (ф.0504517). После подписания решения или заявки-обоснования руководителем автоматически принимаются денежные обязательства, что позволяет отправлять заявку на перечисление денег сотрудникам. В ф.0504520 автоматически заполняются сведения о выданном авансе и вносятся данные о фактических расходах.
Необходимо отметить, что данные унифицированные формы новые, но их предназначение, не ново: так, решения о командировании заменят собой кадровые приказы и согласования, которые сейчас составляются на бумаге при направлении сотрудников в командировки, а обоснование закупок малого объема и раньше формировали, только делали это в порядке, определенном учетной политикой. Теперь, положения, касающиеся формирования таких обоснований, из учетной политики нужно убрать.
Что касается Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), то он не отменяет формирование Авансового отчета (ф. 0504505). Теперь можно будет применять две формы отчета по подотчетным суммам: авансовый отчет (ф. 0504505) – оформляется только на бумаге; отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) – только в электронном виде.
Обратите внимание, в новых первичных документах некоторые разделы подписываются сотрудниками, составляющими этот документ, простой ЭЦП (электронно-цифровой подписью); квалифицированной ЭЦП заверять документ будет, в частности, руководитель. Новый подход к оформлению “первички” должен значительно упростить работу, потому что изготовление квалифицированной подписи процесс более длительный.
Также в электронном виде предстоит формировать и два новых регистра бухгалтерского учета:
ф.0504093 – журнал регистрации кассовых ордеров;
ф.0504094 – ведомость дополнительных доходов физлиц, облагаемых НДФЛ и страховыми взносами.
Форма кассовой книги (0504514) не изменилась, ее теперь возможно формировать в электронном виде. Записи в книге и в журнале регистрации (0504093) будут появляться после того, как кассир заверит своей ЭЦП приходный или расходный ордер.
В ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ и страховыми взносами (ф.0504094) включаются данные об облагаемых доходах, за исключением трудового вознаграждения и социальных пособий, например, командировочные сверхнормативные расходы, компенсации, подарки.
Еще одно из нововведений – добавлены журналы операций ф.0504071: по исправлению ошибок прошлых лет; межотчетного периода. Ранее операции по исправлению ошибок и по изменению остатков валюты баланса отражались в журнале по прочим операциям.
Целый ряд правок вносится и в некоторые формы первичных учетных документов и правила их применения.
Требование-накладная (ф.0504204) применялась для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или МОЛ (материально-ответственными лицами), а также для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств. Для оформления операций по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия основных средств теперь применяется Приходный ордер.
Извещение (ф. 0504805) оформлялось для отражения в учете взаимосвязанных операций на основании других первичных документов, например, при приемке-передаче имущества, активов и обязательств. Теперь форма применяется также для отражения взаимосвязанных операций между субъектами учета, по которым нет унифицированных первичных документов.
Бухгалтерская справка (ф. 0504833) использовалась в качестве первичного учетного документа для отражения операций, по которым нет унифицированных первичных документов. Теперь применяется еще и для отражения записей на основании другого первичного учетного документа, например, электронного, а также при отражении операций, по исправлению ошибок.
В новой редакции приказа 52н в различных документах формулировка «материально ответственное лицо» заменена на «ответственное лицо». В приложении №5 в разделе «Общие положения» добавлено 15 абзацев, устанавливающих правила ведения электронного документооборота, порядок хранения электронных документов, изготовления и представления скрин-копий и пр.
Можно ли новые формы использовать при отсутствии электронного документооборота (на бумаге)?
Конечно, можно. В этом случае в учетной политике так же нужно прописать порядок оформления таких документов, условия их участия в “бумажном” документообороте и установить дату начала применения.
Нововведений в сфере ЭДО коммерческих организаций пока остается ждать, напомним, что, согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом закон о бухгалтерском учете не дает четкие формы, правила оформления первичных документов.
Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ рекомендованы электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). Также утверждены формы таких документов, как счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительные листов книги покупок и книги продаж.
Этапы внедрения электронного документооборота:
1) Разработайте правила ЭДО, назначение лиц, ответственных за ведение ЭДО, и лиц, кому будет оформлена электронная цифровая подпись, удостоверяющая легитимность документа.
2) Оцифруйте существующие документы (договоры и прочее).
3) Заключите договор с оператором электронного документооборота.
Вместе с тем даже если компания полностью перейдет на электронный документооборот, все равно будут моменты, когда необходимы будут документы на бумажном носителе: либо в силу закона (в случае запроса документов контролирующими органами), либо для соблюдения требований закона, (некоторые кадровые документы должны оформляться в соответствии с Трудовым кодексом РФ только на бумажном носителе), либо в силу обстоятельств (когда контрагенты не внедрили у себя системы электронного документооборота и работают по старинке с использованием бумаги, с такими контрагентами вы не сможете использовать электронные документы).
